Reuniões mal conduzidas, assim como o excesso de reuniões desnecessárias são um dos motivos que levam a um fracasso da produtividade coletiva no mundo corporativo atualmente. De acordo com um estudo realizado pela Triad Consultoria, o desperdício que se tem com reuniões improdutivas é de, aproximadamente, 500 mil reais a cada 100 funcionários. Esse é um problema a ser percebido pelas empresas, que muitas vezes não dão muita importância para o assunto, comprometendo assim o desempenho de sua equipe e levando a gastos desnecessários. A mesma empresa constatou em uma pesquisa com 2000 profissionais, onde 64% destes dizem que as reuniões nas empresas em que trabalham são desnecessárias ou mal conduzidas.
Christian Barbosa, um dos maiores especialistas em gerenciamento do tempo e produtividade pessoal e empresarial, fundador da empresa realizadora da pesquisa, escreveu um artigo onde relata sete técnicas para serem aplicadas em uma reunião de cárater profissional, uma vez que, segundo ele, o condutor da mesma tem a missão de fazer com que ela atinja os objetivos propostos. Veja:
- Estabeleça previamente os propósitos da reunião – Para que uma reunião seja produtiva, todos participantes devem estar preparados e esclarecidos sobre o motivo da reunião, bem como sobre o que será discutido nela. Reuniões de última hora devem ser evitadas.
- Convoque certo – É importante analisar o motivo da reunião, para que se possa convocar as pessoas que realmente forem indispensáveis para tratar sobre o assunto proposto. Fazer número na sala de reunião é despediçar o tempo de algumas pessoas.
- Abra a reunião explicitando os propósitos - Ao iniciar a reunião leia o objetivo e a pauta da mesma, deixando-os visíveis durante toda a reunião.
- Permaneça em pé – Christian afirma que sempre conduz reuniões para clientes de pé, pois dessa forma ele evita conversas paralelas em função de seu posicionamento, observa os participantes e também referencia visualmente o objetivo escrito, quando o foco é perdido.
- Utilize um relógio no centro da mesa – Ter o controle do tempo da reunião é um desafio para os condutores da mesma, assim uma solução a isso seria um relógio grande no centro da mesa para que seja visível a todos e não apenas ao condutor. Assim, todo o grupo será conscientizado e se preocupará com o tempo.
- Registre a memória da reunião – Para que a conversa não se perca ou fique prolixa, registrar as principais idéias discutidas na reunião e os próximos passos pode ser uma boa saída.
- Avalie o processo – Para ajudar a você a aprimorar sua técnica, faça após a reunião uma pesquisa com os participantes sobre a mesma e seu processo de condução.
Christian ainda afirma que cabe ao líder da equipe, além de conduzir o encontro, delegar essa função para algum outro membro do grupo que consiga fazer com que a reunião seja objetiva e, principalmente, produtiva. Essa é uma ótima oportunidade para que os funcionários mostrem sua capacidade de liderança. Uma condução efetiva, além de destacar as características pessoais, permite que a sua produtividade e a da equipe aumentem consideravelmente para que a empresa atinja os resultados esperados.
Vale ter maior atenção na forma em que sua empresa está conduzindo as reuniões, para que se possa ter um maior cuidado e para evitar desperdícios, e para que a mesma possa obter a eficiência e a eficácia desejadas. Tais técnicas relatadas por Christian Barbosa, se aplicadas de maneira correta, podem colaborar para que as reuniões possam atingir os seus objetivos. Experimente!
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wendell carvalho : 03 março 2009 at 06:45
Esperimenta é com X Experimenta. O texto ficou bom.
Vinícius Mont Serrat : 03 março 2009 at 12:14
Muito obrigado por avisar, Wendell. Erros de digitação acontecem e é sempre bom quando alguém nos corrige.
Abraço!
marcus vinicius : 21 agosto 2009 at 09:57
Acho que muitos que falam sobre reunioes deixam de otimiza-la pelo simples fato de que a pessoa comum nao sabe como se comportar em uma e isso acarreta na perda de qualidade e ninguem nunca imaginou uma palestra sobre isso. Ai sim poderemos começar a ter reunioes melhores.A questao do relogio eu nao concordo pois faz parte da qualidade de quem dirige uma reuniao controlar o tempo,claro que deve haver um relogio,mas em cima da mesa tambem nao.E a questao das perguntas nao foi comentado,nao se deve fazer perguntas? A questao do coffe-break hoje e indispensavel,pois e preciso fazer de uma reuniao um momento agradavel pois quem gosta torna. Quantos aos erros de portugues isso e insignificante em face a grandiosidade deste assunto que e a qualidade das reunioes.Espero ter contribuido de alguma forma e peço despulpa se ofendi .
At.
Marcus
Mariana Rodrigues respondeu:
agosto 26th, 2009 às 18:08
Com certeza, Marcus Vinicius. Seria muito bom se houvesse palestras sobre o assunto, pois é de extrema importância tanto para as empresas, quanto para seus funcionários, que as reuniões fossem mais produtivas e com mais qualidade. Pelo menos aqui na minha cidade eu nunca ouvi falar sobre alguma palestra ou algo parecido que abordasse esse tema.
A questão do coffee-break realmente é indispensável hoje, ou o quando ainda, há muitas reuniões acontecendo fora do ambiente empresarial, principalmente quando o número de pessoas é pequeno.
Não se foi comentado a questão das perguntas, mas um certo empresário disse uma vez que ele não sai de uma reunião sem tirar todas as suas dúvidas, independente do que for. Eu não acho que é por aí. Perguntas devem ser feitas sim, mas devemos tomar cuidado com o que falamos ou com a maneira que perguntamos o que queremos.
Obrigada por avisar dos erros e seja sempre bem-vindo ao Sucesso News!
Abraços
CRISTIANE : 31 agosto 2009 at 14:32
QUANTO TEMPO DEVE DURAR UMA REUNIÃO PARA NÃO SE TORNAR CANSATIVA?BEIJOS
Ariene Oliveira : 10 janeiro 2010 at 11:21
Olá gostaria de dizer que achei o texto ótimo e que não vi erros de portuquês,apenas um que com certeza foi por um leve descuido na hora de digitar,bobagem tocar tanto neste assunto,quando o que interessa é o tema abordado,que é a qualidade de uma boa reunião.Sou gerente comercial e minhas reuniões duram em média uma hora,acredito que ultrapassar este tempo cansa os funcionários que já não prestarão atenção no que está sendo dito.Uma boa reunião deve ter foco,e claro a interação dos funcionários para que haja uma troca,O líder passa o que deve ser melhorado ou mudado e a equipe tira suas dúvidas e expoe também suas idéias.
beijos
Mariana Rodrigues respondeu:
janeiro 11th, 2010 às 10:31
Olá Ariene,
Que ótimo que gostou do texto.
Muito bom poder ouvir experiências de outras pessoas. A troca de ideias e a colaboração são fundamentais.
Gostei muito da abordagem que aplica em suas reuniões e do papel que passa para seus funcionários. Parabéns!
Seja sempre bem-vinda ao Sucesso News!
Beijos
Tweets that mention 7 dicas de como conduzir uma boa reunião | Sucesso News -- Topsy.com : 18 julho 2010 at 15:57
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